30, 40 직장인의 정시 퇴근을 위한 첫 걸음

30, 40 직장인의 정시 퇴근을 위한 첫걸음

무엇이 나의 정시 퇴근을 방해하는 것일까?

‘해야 하는 일이 많아서?’, ‘갑자기 터진 긴급한 이슈 때문에?’, ‘상사 눈치가 보여서?’

다양한 이유가 우리의 정시 퇴근을 가로 막고 있다. 그런데 야근을 ‘단순히 늦게 까지 일을 하는 것’ 으로 생각해도 될까? 개인의 성장을 막고, 가족이나 친구들과 함께 보낼 시간과 바꿨다는 생각을 해본 적은 없을까? 우리의 시간과 에너지는 한정적이다. 회사에서 늦게까지 시간을 보내고 에너지를 쏟으면 내 삶이나 가족과 함께 보낼 시간이 부족한 건 어쩔 수 없는 사실이다. 생계를 위해서 어쩔 수 없었다는 말도 맞지만, 기존의 방법을 벗어나 해결해보려는 노력을 해본 적은 있을까?

어쩌면 우리의 성장을 막고 새로운 도전을 주저하게 만드는 진짜 이유는 하던 대로의 업무와 개선을 위한 고민의 과정이 없었기 때문은 아닐까? 가족과의 시간, 휴식, 자기계발이나 부업 역시 적절한 시간과 에너지가 있어야 가능하다. 퇴근 후 온전한 시간과 에너지를 확보할 수 있어야한다. 그래서 우리는 가장 근본적이고, 기본적인 변화의 시작점으로 정시퇴근을 목표로 삼아야한다. 단순히 일찍 집에 가는 것을 넘어 내 삶을 위한 시간으로 채우는 것이다. 여기에 기한과 기준이 되는 횟수를 추가하여 목표를 수립하면,

1. 6개월 이내에 업무를 체계화하고,
2. 1주일에 1회 이하로 야근하며,
3. 정신적, 체력적 여유를 가지고, 정시에 퇴근하여
4. 내 삶을 가지는 것이다.

완벽한 계획은 없다. 하지만 명확한 목표가 생기고 첫 발을 내딛은 것만으로도 우리 삶은 변할 수 있다.

1) 왜 6개월 일까?

우리가 나아가고자 하는 전체적인 방향은 앞선 포스팅에서 알아보았다.

왜 나는 퇴근(18시) 이후의 삶이 없을까?(가족, 자기계발, 부업, 사이드잡, 창업)

우리는 한 사람이지만 다양한 역할을 맡고 있다. 누군가의 아들과 딸이면서 한 사람의 아내 혹은 남편이기도 하다. 또 아이의 엄마와 아빠이기도 하며, 직장인, 사업가 또는 가정주부이기도 하다. 다양한 역할을 수행하는 만큼 매일 매일이 바쁠 수 밖에 없는 하루를 살아간다.  “시간이 조금 더 있으면 나도 뭔가를 할 수 있을텐데…” 라는 생각을 수십번도 넘게 반복하는 일상 속에서 30분을 만들어 내기가 쉽지 않다. 바쁘다는 핑계가 숨길 수 없는 사실이고, 어쩔 수 없는 변명거리이기도 하다. […]

퇴근 후의 삶을 위한 첫 번째 목표를 ‘6개월 이내’로 설정한 데에는 명확한 이유가 있다. 6개월 ~ 1년을 기준으로 하는 단기 목표는

• 너무 낮지도 높지도 않은 적당한 수준의 계획을 수립할 수 있고,
• 성취와 성과를 경험할 수 있으며, 여기에 맞춰 유연한 전략 수정도 가능하며
• 너무 막연하거나 포기하지 않는 현실적인 기간으로 장기적 성장을 유지 가능

하기 때문에 목표를 달성하는데 매우 유용하다.

2) 정시 퇴근을 위한 업무체계화1

대부분의 업무가 3년정도 경력이 쌓이게 되면 제법 전문가의 느낌이 나기 시작한다. 전체적인 흐름과 기초적인 자료가 머릿 속에 있기 때문인데, 이것들을 분류하고 구조화하는 것이 업무체계화의 첫번째 단계이다. 머릿 속에서 완전히 수립된 업무를 굳이 나눠보는 이유는 2가지가 있다. 첫 번째 이유는 ‘할 일이 너무 많아서 야근을 한다’는 생각이 착각일 수 있기 때문이며, 두 번째 이유는 단순화 할 수 있는 업무와 집중해야 할 업무로 구분하기 위해서이다. 무엇을 먼저 해야할지 헤매거나, 중요하지 않은 일에 에너지를 낭비한 적은 없을까?

방법은 단순하다. 먼저 어제 하루 일과를 떠올리며 진행되었던 업무들을 가볍게 적어보자. 회의 참석, 보고서 작성 등 다양한 업무가 있을 수 있다. 이제 기간을 1주일로 늘려서 작성해보자. 주간 단위로 작성하는 보고서부터 다른 팀으로부터 요청 받거나 공유되는 계획들이 있을 것이다. 이렇게 같은 방법으로 월간, 분기, 년간 업무까지 확장을 진행해보자. 해당 자료를 만드는데 너무 오랜 시간을 들이거나 완벽히 작성하려 힘을 뺄 필요는 없다. 누락된 부분이 떠오르면 그때 추가하고 고치면된다. 작성을 마쳤다면 기본 준비는 완료되었다.

업무 내용은 개인마다 다르지만 성격과 비중은 유사할 것이다. 주간 업무의 경우, 일일 업무의 연장선처럼 느껴지고, 월간 업무까지는 빈도가 높고 반복적인 일상 루틴에 가까운 업무이며, 분기, 연간 업무로 확장을 해보면 전략적이거나 조직 전체에 해당하는 업무일 것이다. 업무 비중이 높은 일일~월간 업무(전체 업무량의 약 80% 이상)를 개선하면 가장 효과적으로 업무 시간을 줄일 수 있다는 사실을 예상할 수 있다. 이런 성격의 업무는 자동화와 템플릿화를 적용하면 큰 효과를 거둘 수 있다.

3) 정시 퇴근을 위한 업무체계화2

이제 업무의 우선순위를 구분할 차례이다. 상사의 눈치를 보는 경우를 제외하면, 우리가 대부분 야근을 하는 이유는 중요한 일이 급하게 잡히거나 정작 중요한 일을 하지 못했기 때문이다. 여기서의 핵심은 중요도와 긴급이다. 중요하다는 사실을 알지만 예상치 못한 상황으로 업무 시간에 해결하지 못하는 경우는 생각보다 많다. 갑작스럽게 회의에 참석하게 된다거나 빈번한 메신저나 메일의 답변으로 집중도가 떨어져 일을 완료하지 못한다거나 준비 작업이나 잡일만 하다 정작 중요한 문서는 하나도 작성을 못하는 등 다양한 경우가 있다.

우리가 위에서 기억을 더듬으며 작성한 주간~연간 업무 목록을 아이젠아워의 매트릭스를 활용해서 분류해보자. 기본적인 아이젠아워의 매트릭스는 긴급도와 중요도를 기준으로 업무의 우선 순위를 결정하는 방법이지만, 우리는 여기에 작업이라 부르는 반복업무에 대한 구분을 통해 더 활용도가 높은 자료를 만들어 낼 것이다.

• 바로 처리(Do) 영역 : 가장 먼저 처리하고, 예상보다 시간이 오래 걸린다면 원인을 분석하여 다음에는 예방할 방법을 찾는 업무
• 집중적 계획(Decide / Scheduled) 영역 : 계획 및 실행 영역이라고도 부르며, 이 영역의 업무는 ‘미루지 않는 것’이 핵심이며 매일 일정 시간을 할애하여 꾸준히 진행하고, 주간 계획에 반드시 포함시켜야 하는 업무 -> 개인의 성장과 장기적인 효율성을 결정
• 위임/자동화(Delegate) 영역 : 단순 처리 업무라고도 부르며, 업무의 질이 낮아도 되는 업무는 다른 사람에게 과감히 맡기거나 위임이 어렵다면 자동화를 통해 최소한의 시간과 노력으로 빠르게 처리해야 하는 영역
• 삭제 / 보류(Delete / Eliminate) 영역 : 삭제 / 최소화 영역이라고도 부르며, 불필요한 일로 과감히 버려야 하는 업무 영역.

“What is important is seldom urgent, and what is urgent is seldom important.”
긴급한 것은 중요하지 않고, 중요한 것은 긴급하지 않다.
– 전 미국 대통령, 아이젠하워(Dwight D.Eisenhower)

아이젠하워의 매트릭스는 가로축에 긴급도를 세로축은 중요도로 구별한다.(사용처에 따라 1사분면 – 바로 처리, 2사분면 – 집중적 계획 등으로 구분하기도 하며, 가로축과 세로축, 높음과 낮음의 방향이 달라질 수 있지만 긴급도와 중요도가 2개의 축이 된다는 내용만 이해하면 위치는 문제되지 않는다. 우리는 일반적인 시각적 이해를 높히기 위해 위쪽 방향으로 갈수록 중요도가 높음, 오른쪽으로 갈수록 긴급도가 높음으로 구성했다.) 이렇게 구별하면 우리에게 주어진 업무를 4가지로 분류할 수 있다. 그런데 위에서 작성한 업무 리스트를 활용해 기입하면 예상과 다른 부분이 눈에 보인다. 긴급하지도 않고 중요하지 않은 업무 즉, 버려도 되는 업무, 무시해도 되는 업무 영역에 적을 내용이 마땅치 않다는 것이다. 그러나 이러한 결과는 당연하다. 위에서 작성한 주간~연간 업무 내용은 잠깐의 시간만 할애해서 작성해도 떠오를만큼 필수적인 업무 요소들이었기 때문에 무엇 하나 중요하지 않은 것이 없다. 기껏해야 일일 업무에서 작성한 불필요한 회의 참석 정도 일 것이다.

4) 정시 퇴근을 위한 업무체계화3

여기에 우리가 추가적인 작업을 진행해야 할 부분은 흔히 반복 작업, ‘노가다’ 라 부르는 성격이 강한 업무들이다. 이런 업무에 동그라미를 치고 나면 이제 우리가 할 일은 이 일들을 자동화하거나 템플릿(표준화) 하는 과정이다. 이 일을 완료하면 동일한 업무를 하더라도 노력이나 시간이 더 적게 소요되고 정시퇴근에 더 가까워 질 수 있다.

먼저 자동화와 템플릿화(표준화)는 업무 효율을 높인다는 점에서 비슷한 것 같지만 용도와 목적이 조금 다르다.

템플릿화는 실수가 문제로 이어지는 경우가 거의 없다. 작성된 템플릿을 계속 보완하며 더 완성본에 가까워 질 수 있다. 하지만 자동화의 경우 오작동을 하거나 잘못된 결과를 만들어내면 업무에 큰 타격을 입을 수 있다. 처음 시작은 작은 범위에서부터 시작하고, 반드시 적용 전과 후에 검증 작업이 필요하다. 하지만 이러한 자동화 업무로의 전환을 어려워하거나 피하려고만 하면 업무의 질이 개선될 수 없다. 작은 업무부터 하나씩 바꿔나가면 자동화를 적용하는 능력도 점점 향상된다. 게다가 이제는 AI를 통해 해당 업무도 이전보다 더 쉽게 자동화에 적용할 수 있다. 다음 포스팅을 통해 AI와 자동화를 내 업무에 녹여보자.

5) 정시 퇴근을 위한 업무체계화4

자동화와 템플릿화는 업무의 질은 유지하면서도 더 빠르고, 더 적은 노력으로 업무를 완수하기 때문에 효율적이다. 아이젠아워 매트릭스의 위임/자동화영역(노란색) 업무가 자동화를 적용하기에 적합한데, 분류표로만 생각하면 적용할 수 있는 업무가 적어 보인다. 그래서 우리는 업무를 세분화하여 집중적 계획 업무 영역(초록색)을 위임/자동화 업무 영역(노란색)으로 가져오는 과정이 필요하다. (여기서 변경된 항목들은 긴급도와는 크게 상관이 없다. 자동화나 템플릿화가 가능한지를 판단하기 위한 기준일 뿐이며, 자동화가 완성되면 긴급도와 상관없이 짧은 시간에 업무가 처리되기 때문에 굳이 우선 순위를 정해 미뤄둘 필요가 없다.)
예를 들어 월간 실적 보고를 하나의 업무로만 봤을 때는 중요성이 높을 뿐 아니라 1달간의 꽤 긴 기간동안의 변화를 알아봐야 하는 복잡하고, 분석이 필요한 장기적 업무이다. 세부적으로 나눠보면 아래의 성격을 가진 업무들일 것이다.

• 월간 실적 보고
  • 자료 수집
  • 데이터 정리 및 확인
  • 경향 분석
  • 보고서 작성
  • 검토 및 피드백 반영
  • 보고서 발송 및 공유

월간 실적 보고라는 업무는 벌써부터 머리가 복잡하고 자동화와는 어려워 보인다. 그런데 하나씩 나눠진 업무를 보면, 자동화나 템플릿화가 가능해 보이는 영역들이 눈에 보인다.

사람이 다 해야 할 것 같았던 복잡한 업무 중 꽤 많은 부분을 자동화로 대체할 수 있을 것 같은 생각이 든다면, 나의 업무 방식은 개선될 요지가 충분히 있다. 전략, 판단, 창의성 중심의 업무를 제외한 다른 업무들에서 힘을 빼고, 진짜 중요한 일에 몰입할 수 있어야 한다. 부가적으로 주의 깊게 봐야 할 부분은 경향 분석 영역이다. 이전까지의 분석은 해당 업무의 전문가가 날카로운 견해나 오랜 시간의 경험을 통해야만 가능한 영역으로 생각되었으나, 이제는 AI의 성능 향상으로 단 몇 초만에 유의미한 분석 결과를 알려준다. 이를 100% 믿어서는 안되지만, 나의 견해와 비교하고 결과에 따라 확신을 가질 수 있음은 분명하다. AI를 잘 활용하는 것 또한 우리가 6개월 이내에 익혀야할 도구 중 하나이다.

6) 정시 퇴근을 위한 일일 스케쥴 관리

마지막 팁을 추가하면 같은 일을 해도 언제하느냐에 따라 효율이 달라지고 퇴근 시간이 달라진다.

위에서 언급한 상황을 다시 한번 생각해보자.

점심을 먹고 힘내서 작성하려던 중요한 주간보고서가 있다. 오전에 일반적인 업무와 회의에 참석하고 이제 점심을 먹고 주간보고서를 작성하려 하는데, 갑자기 팀장님이 나를 부른다. 내가 지난 번에 작업했던 보고 내용을 보완하라는 업무 지시다. 팀원 중 누구도 대신할 수 없고, 당장 내일이 팀장 회의 일정이라 오늘까지 내용이 보완되어야 하는 상황이다. 열심히 작업을 완료했다. 작업을 끝내고 나니 시간은 오후 5시를 지나고 있고, 내가 하려던 주간보고서 작성은 시작도 못했다. 나는 결국 야근을 해야한다. 그나마 위로가 되는 건 최근 주간보고서 작성을 위한 자료수집 자동화와 보고서 템플릿이 완성되었다는 것이다. 반나절이 걸리던 업무가 2시간으로 줄었으니, 불행 중 다행이지만 야근을 피하진 못했다.

아마 위의 과정은 직장인이라면 누구나 한번쯤 겪어봤을 것이고, 공감할만한 일과일 것이다. 자동화와 템플릿을 구성했기 때문에 작업 자체의 효율은 올라갔지만 야근을 하는 이유는 단 하나를 염두에 두지 않았기 때문이다. 바로 일일 스케쥴에 대한 고민이다. 핵심은 중요 업무일수록 오전에 집중하여 처리해야 한다.

권장 일일 스케쥴(예시)

• 09:00 ~ 09:30 – 오늘 할 일 정리 및 우선 순위 재확인
  • 어제 마무리 못한 일, 오늘 새로 발생한 일 등을 빠르게 파악
  • 퇴근 이후 수신된 메일, 메신저 확인
  • 짧은 시간 안에 끝낼 수 있는 간단한 긴급 업무(이메일 회신, 업무 전달 등)는 이 시간을 이용하여 바로 처리
• 09:30 ~ 12:00 핵심 업무 집중 시간
  • 가장 중요한 업무(보고서 작성, 기획안 구상 등)에 완전히 몰입
  • 경우에 따라 알림을 끄거나, 업무에 몰입할 수 있는 환경을 구성
  • 해당 시간에 회의가 잡힐 경우, 일정 조정을 고려
• 12:00 ~ 13:00 점심시간 및 휴식
  • 업무에서 완전히 벗어나 충분히 휴식
  • 가벼운 산책이나 수면도 권장
• 13:00 ~ 15:00 소통 및 협업
  • 외부와의 소통(회의, 전화 응대, 협업 등)의 업무를 처리
  • 중요도가 낮고 집중도가 불필요한 단순 업무도 해당 시간에 처리
• 15:00 ~ 17:00 루틴 업무 마무리, 내일 계획 수립
  • 완료되지 못한 긴급 + 우선 순위 업무가 있으면 우선적 수행
  • 반복되는 루틴 업무(데이터 입력, 보고서 취합 등)을 처리
  • 내일 일정을 간략하게 점검
• 17:00 ~ 17:30 업무 마무리
  • 완료되지 못한 긴급 + 우선 순위 업무가 있으면 우선적 수행
  • 기한 조정이 가능하거나 여유가 있는 업무는 익일 업무로 스케쥴 조정
• 17:30 ~ 18:00 퇴근 준비
  • 오늘 처리한 업무를 빠르게 리뷰하고 불필요한 자료는 정리

오전 시간에 긴급+중요도가 높은 업무에 집중하여야 예측 불가능한 상황에 대비할 수 있으며, 정시 퇴근에 가까워진다.

마무리

정시에 퇴근하는 것은 단순히 집에 일찍 가는 것이 아닙니다. 새로운 삶을 되찾고, 성장과 행복을 위한 시간을 확보하는 것입니다.

개인의 성장이 경제적 성장으로 이어지길 원하는 분들과 함께
미래를 준비해 나가는 블로그(렛츠소업)입니다.